Introdução:
Com a cada vez mais veloz evolução tecnológica do século vinte, um novo paradigma criou-se para a problemática dos arquivos.
Principalmente após a Segunda Guerra Mundial, com a chegada da fotocopiadora, televisão, satélites e, principalmente dos computadores, as possibilidades de comunicação dos documentos foram sensivelmente ampliadas.
1. Conceitos:
1.1 Arquivologia É um rol de conhecimentos práticos e teóricos, voltados para a organização e gestão de arquivos. É uma ciência que estuda teorias e métodos de organização e tratamento de documentos e sua conversão em potencial informação.
I organização e direção de arquivos;
II gestão de documentos;
III recuperação da informação;
IV microfilmagem;
V concervação, preservação e restauração de documentos, etc.
1. É um conjunto de documentos, sendo que independe a natureza ou suporte destes. Estes documentos são reunidos por acumulação natural ao longo das atividades de pessoas físicas e jurídicas.
2. É o móvel utilizado para a guarda de documentos
3. O prédio ou instituição onde estão preservados os fundos de arquivos.
1.5 Objetos do arquivo são dois principais: Preservar o material e torna-lo útil. Ou seja, Preservação e Utilidade.
1.6 Objetivo da Arquivologia é cuidar da informação, essa que tem por objetivo tornar-se evidência, prova do que ocorreu.
1.7 Cabe ao profissional em Arquivologia o Planejamento, Implantação, Organização e Direção dos arquivos de informação arquivísticas.
1.8 Etapas do tratamento técnico dos documentos arquivísticos são Arranjo, Descrição, Avaliação e Conservação.
2. Princípios:
Podemos destacar os seguintes princípios fundamentais que regem a ciência da arquivologia
2.1 Proveniência: princípio básico, segundo o qual os arquivos gerados por uma instituição ou pessoa não devem ser misturados ao de outros geradores.
2.2 Respeito à ordem original: leva em consideração as relações estruturais e funcionais, as quais presidem a gênese dos arquivos e garante sua organicidade.
2.3 Comunicação: função que consiste em colocar os documentos à disposição dos usuários que o solicitem, dentro de normas estabelecidas.
2.4 Gestão Documental: conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência na criação, tramitação classificação, uso primário e avaliação dos arquivos.
3. Tipos de arquivo
A lei 8.159 de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, estabelece como tipos de arquivo:
§ ARQUIVOS PÚBLICOS
§ ARQUIVOS PRIVADOS
No entanto, sob diferentes prismas, também podem os arquivos ser classificados quanto:
3.1 Entidade Mantenedora: em face das características das organizações, os arquivos podem ser:
· PÚBLICOS (governamentais – Fed / Est / Mun)
· INSTITUCIONAIS (entidades sem fins lucrativos – Igreja / assossiações)
· COMERCIAIS (firmas / corporações / companhias)
· FAMILIAIS ou PESSOAIS
3.2 Estágios de evolução:
· 1º Idade ou corrente: guarda a documentação mais atual e consultada, em local de fácil acesso para facilitar consulta.
· 2º Idade ou intermediário: documentos que vieram do arquivo corrente, que não são usados com tanta freqüência, e sua guarda aqui é provisória, pois estão apenas aguardando serem eliminados ou irem para o arquivo permanente.
· 3º Idade ou permanente: documentos que perderão valor administrativo, possuindo tão somente valor histórico, informativo ou para comprovação. É o arquivo propriamente dito.
3.3 De acordo com a extensão:
· Setorial: estabelecido junto ao órgãos operacionais, cumprindo as funções de um arquivo corrente. (arquivo da contabilidade de uma empresa X);
· Geral: destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura da instituição. É uma centralização dos arquivos correntes. (arquivo súnico de faculdades de uma universidade X).
3.4 De acordo com a natureza dos documentos:
· Arquivo Especial: documentos de variadas formas físicas, que necessitam de tratamento adequado não apenas quanto ao armazenamento, mas também quanto ao registro, acondicionamento, manuseio, controle e conservação (microfilmes, documentos antigos de museus)
· Arquivo Especializado: documentos de um determinado assunto, campo específico, chamados inadequadamente de arquivos técnicos. (hospitalar, jurídico)
3.5 Finalidade do Acervo:
· Funcional: que servem à administração, de 1º e 2º idades
· Cultural: servem à história e cultura
3.6 Acesso:
· Franqueados: disponibilizados para o público
· Restritos: acesso dos militares e preservação da segurança nacional
· Confidenciais: de posse do Ministério das Relações Exteriores e consultados por pessoal credenciado
4. Organização:
A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho, Estas fases se constituiriam em:
- levantamento de dados;
- análise dos dados coletados;
- planejamento;
- implantação e acompanhamento.
4.1 Levantamento de Dados:
É necessário saber a estrutura e alterações de uma entidade, seus objetivos e funcionamento para podermos compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentação.
O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e ser complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação.
Assim sendo, é preciso analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos, iconográficos, informáticos etc.); as espécies de documentos mais freqüentes (cartas, faturas, relatórios, projetos, questionários etc.); os modelos e formulários em uso; volume e estado de conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados); existência de registros e protocolos (em fichas, em livro); média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processes adotados para conservação e reprodução de documentos; existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação etc.
Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas, nível de escolaridade, formação profissional); o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservação); a localização física (extensão da Área ocupada, condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra incêndio).
4.2 Análise dos dados coletados:
De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo, e fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado.
Em síntese, trata-se de verificar se a estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem A sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razoes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.
5. Atualização de arquivos: Ciclo Vital
Na década de 40, nos EUA, foi elaborada uma teoria que propunha a divisão dos arquivos em 3 fases complementares, de acordo com o uso, não importando para tal divisão o suporte dos documentos.
Assim a TEORIA DAS 3 IDADES é um dos pilares da ciência Arquivística, sendo que essas fases são definidas de acordo com a freqüência com a qual se utiliza determinado documento.
· 1º Idade: Arquivo Corrente – Ativos – Dinâmicos – Administrativos - Primária:
Conjunto de documentos ligados ao fim imediato para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitação, são mantidos junto às unidades produtoras em razão de sua vigência e freqüência com a qual são utilizados.
· 2º Idade: Arquivo Intermediário – Semi-Ativo (Inativo)
Consituído por arquivos oriundos do arquivo corrente, com uso pouco freqüente, aguardando destinação final em depósito de armazenamento temporário, por razões administrativas.
Não necessitam de conservação próxima à unidade produtora e devem estar devidamente classificados, e à disposição para consultas.
É um arquivamento transitório, e a destinação poderá ser a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.
· 3º Idade: Permanente – Inativo – Histórico
Constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor documental legal ouhistórico.
O uso destes é potencial o suficiente para que sejam conservados e não eliminados.
Sua função é conservar e disponibilizar para consulta documentos úteis para fins administrativos e pesquisas históricas, tendo por objeto torna-los acessíveis e colocar à disposição dos usuários a experiência adquirida com o tempo.
Aqueles documentos de idade permanente provenientes de uma mesma fonte (setor ou órgão) devem ser agrupados, através de arranjo material.
* Seleção de Documentos: Realizado no âmbito dos arquivos correntes e intermediários, por técnicos previamente orientados, seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade de Documentos.
A seleção é a separação físca dos documentos de acordo com a sua destinação e consiste na Transferência, Recolhimento e Eliminação.
· Eliminação: segundo legislação vigente, nenhum documento pode ser eliminado sem antes ser submetido à avaliação e s ençao constar na tabela de temporalidade do órgão, devidamente aprovada por autoridade competente e oficializada.
· A Tabela de Temporalidade deverá indicar o local de processamento da eliminação: na própria unidade, no arquivo central ou no intermediário.
· A Tabela de Temporalidade é o instrumento de que dispõe o Arquivo para dar aos documentos o prazo de guarda e a destinação final destes (eliminação ou guarda permanente). É desenvolvida a partir de um estudo da produção documental do órgão e contempla todas as atividades realizadas por este.
6. Métodos de Arquivamento
Sistema é o conjunto de princípios coordenados entre si, de modo que concorram para um determinado fim. Não obstante, o método é justamente a maneira de proceder para esse fim.
O método de arquivamento é determinado pela natureza do documento e pela estrutura da instituição em questão.
Podemos dividir os sistemas de arquivamento em Direto e Indireto.
· Direto: a busca é feita diretamente no local em que se acha guardado o documento. Se dá pelo nome das pastas que são colocadas em ordem alfabética
· Indireto: para se recuperar o documento, necessita-se antes consultar um índice ou código, um arquivo auxiliar. É o caso da utilização de fichários.
OBS: Direto e Indireto são Métodos Básicos. Existem também os Métodos Padronizados.
Podemos os seguintes métodos mais comumente utilizados para organização de arquivos ou fichários:
· Alfabético simples (por nomes)
· Numérico: Numérico simples (por um número relativamente ao documento)
Cronológico (por data)
Dígito-Terminal
· Geográfico (pela localização)
· Ordem ideográfica (pelo assunto do documento)
6.1 Alfabético: utiliza o nome existente no documento, é o mais simples e barato e dificilmente gera erros. Regras de Alfabetação:
1. Nomes de pessoas físicas: Último sobrenome e depois o Prenome
João José de Álvares
Chuck Norris
Sebastião Marcos Marcos, Eugênio
Eugênio Marcos Marcos, Fábio
Fábio Marcos Marcos, Jorge
Jorge Marcos Marcos, Sebastião
2. Sobrenomes compostos por substantivo e adjetivo ou ligados por hífen, não se separam.
João Boa Morte
3. Os sobrenomes que acompanham Santa, Santo ou São o acompanham.
Maria Santa Rita
João São Gonçalo
4. Iniciais abreviadas de prenomes tem precedência quando sobrenomes iguais
E. Silva Silva, E.
Eduardo Silva Silva, Eduardo
Ermelindo Silva Silva, Ermelindo
Pedro de Almeida
Lúcia de Câmara
Arnaldo do Couto
6. Nomes que exprimem grau de parentesco vão junto com o sobrenome antecessor
Álvaro da Silva Filho
7. Os títulos não são considerados e são colocados depois, entre parênteses
8. Estrangeiros só considerar o último sobrenome (exceto espanhóis e orientais)
9. Espanhóis e Orientais são registrados pelo penúltimo nome.
10. Orientais – incluindo árabes, como se apresentam
11. Firma, empresas, instituições e órgãos, como se apresentam – ignorando artigos e preposições (colocando-os entre parênteses posteriormente)
12. Títulos de congressos, conferências reuniões, assembléias e semelhantes, os números (arábicos, romanos ou por extenso) são colocados no fim entre parênteses
6.2 Numérico:
6.2.1 Numérico Simples:
O método numérico simples é um método indireto, pois exige a consulta a um índice alfabético. Nesse método atribui-se a cada entrada uma numeração seqüencial sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética. Além disso, será necessário um registro para controle da numeração utilizada nas pastas a fim de impedir duplicidades. Nesse método, os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas miscelâneas, que devem conter de dez a vinte correspondentes cada uma.
Essa pasta miscelânea pode ser organizada segundo dois critérios distintos: a) numeram-se somente as pastas, arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabética, os quais receberão o número da pasta; b) numera-se cada correspondente eventual, precedido da letra M (de miscelânea), arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenação alfabética. No primeiro caso, a notação das pastas miscelâneas seria M-1, M-
Nesse método pode-se ainda reaproveitar uma numeração que venha a vagar. Tal método tem ampla aplicação nos arquivos especiais e especializados.
6.2.2 Cronológico:
Toma-se por base uma data, que, em geral, é a data de produção do documento ou o período a que este se refere. É o método ideal para se arquivar, por exemplo, documentos contábeis (balanços, balancetes, diários) e contas a pagar/a receber depois que estas já foram agrupadas por credor/devedor.
Nesse método, além da ordem numérica deve-se observar a data. É um método adotado em quase todas as repartições públicas. Numera-se o documento e não a pasta. Depois de autuado, o documento é colocado em uma capa de cartolina, passando a ser chamado daí em diante de processo. Nesse método, também é possível o reaproveitamento de numeração, desde que seja da mesma data.
É o único método de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelânea. As vantagens desse método são maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros, por ser mais fácil de lidar com números do que com letras. Sua desvantagem é o fato de ser um método indireto, obrigando duplicidade de pesquisa.
6.2.3 Dígito-Terminal:
Esse método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificação é o número. Os documentos são numerados seqüencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares.
Exemplo: o número 831.423, será lido 23.14.83. Quando o número for composto de menos de seis dígitos, serão colocados zeros à sua esquerda para fins de complementação. São vantagens do método dígito-terminal a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização e arquivamento.
6.3 Geográfico: Neste método, os documentos serão de acordo com o local ou setor em que foram produzidos (procedência). É o caso, por exemplo, de uma instituição que possua diversas filiais e que, em seu arquivo intermediário, organize os documentos separando-os por filial. Neste caso, estará sendo utilizado o método geográfico.
6.4 Ordem Ideográfica: O método ideográfico é aquele que separa os documentos por assunto. Não existem na Arquivologia esquemas padronizados de classificação por assunto, como ocorre em relação à Biblioteconomia - Classificação Decimal de Dewey (CDD) e Classificação Decimal Universal (CDU). Assim, cada instituição deverá, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu próprio plano de classificação, onde os assuntos devem ser grupados sob títulos principais e estes subdivididos em títulos específicos, partindo-se sempre dos conceitos gerais para os particulares.
7. Métodos Padronizados:
Uma outra divisão é entre Métodos Básicos (os já citados Direto e Indireto) e os Métodos Padronizados. Dentre os métodos padronizados, o mais conhecido é o automático.
a) Automático: Nesse método os papéis são arquivados com guias e pastas que já indicam as divisões das letras do alfabeto.
b) Soundex: Para os arquivos alfabéticos onomásticos, de grandes proporções. foi inventado o sistema soundex, segundo o qual as unidades de arquivamento são ordenadas por código, ao invés de o serem pela seqüência estritamente alfabética. O código baseia-se no som das consoantes dos nomes. As unidades de arquivamento são assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira idêntica, sem levar em conta se a grafia é ou não a mesma.
c) Rôneo e mnemônico: Não trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos.
d) Variadex: Esse método é uma variação do método alfabético. Nesse método são utilizadas cores como elementos auxiliares para facilitar não só o arquivamento, como a localização de documentos. Nesse método trabalha-se com uma chave constituída de cinco cores, onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e não a primeira. Dessa forma, em cada letra do alfabeto poderão existir pastas nas cinco cores da chave. Nesse método é possível reduzir a incidência de erros de arquiva-mento muito comuns no método alfabético.
8. Etapas de arquivamento:
São as seguintes as fases de arquivamento: inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda dos documentos.
8.1 Inspeção: Consiste no exame, por intermédio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.
8.2 Estudo: Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas.
8.3. Classificação: Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas através de um processo interpretativo.
8.4. Codificação: Consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de arquiva-mento adotado.
8.5. Ordenação: É o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e codificação adotadas. Sua finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.
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